Beoordelingsprocedure
Beoordeling van elke aanvraag door referees
Voor elke aanvraag werd een schriftelijke beoordeling gevraagd aan buitenlandse onderzoekers die toonaangevend zijn in het betrokken onderzoeksdomein of –domeinen.
Voor de 10 aanvragen samen waren 61 beoordelingsrapporten beschikbaar.
De aanvragers kregen de mogelijkheid op deze geanonimiseerde rapporten te reageren.
Beoordeling door de Commissie Hercules-Science
De Commissie Hercules-Science beoordeelde de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen. In het Herculesbesluit worden de generieke criteria vastgelegd die hiervoor dienen te worden gebruikt.
Deze Commissie legt vast welke aanvragen als excellent worden beoordeeld en rangschikt vervolgens de als excellent beoordeelde aanvragen.
Voor de wetenschappelijke beoordeling werkte de Commissie Hercules-Science in twee stappen.
Op 5 september 2008 werden de voorstellen een eerste maal besproken tijdens een vergadering van deze Commissie in Brussel. Naast achtergrondinformatie over het Vlaams wetenschaps- en innovatiebeleid, had de Commissie tot haar beschikking de aanvragen, de beoordelingsrapporten en de reactie hierop van de aanvragers. De Commissie besliste voor een aantal aanvragen de aanvragers uit te nodigen voor een interview.
Op 25 en 26 september 2008 vergaderde de Commissie een tweede maal in Brussel. Na de interviews vond de deliberatie plaats.
In haar advies aan de Raad van Bestuur van de Herculesstichting besliste de Commissie Hercules-Invest vier aanvragen als excellent te beoordelen en rangschikte deze voorstellen. Het totaal bedrag aan aangevraagde subsidie voor deze vier aanvragen samen bedraagt 11.3 miljoen.
Beoordeling door de Commissie Hercules-Invest
Deze Commissie onderzocht de vier door de Commissie Hercules-Science als excellent beoordeelde aanvragen en vroeg aan de promotor-woordvoerder ervan bijkomende informatie. Bij haar onderzoek kon de Commissie Hercules-Invest ondermeer gebruik maken van de analyse die de Commissie Hercules-Science uitvoerde en de aanbevelingen die deze Commissie formuleerde. Tevens won de Commissie Hercules-Invest het advies in van deskundigen.
In haar advies voor de Raad van Bestuur stelde de Commissie Hercules-Invest voor de drie eerste gerangschikte aanvragen te subsidiëren indien een aantal bijkomende garanties worden gegeven.
Beslissing van de Raad van Bestuur van de Herculesstichting
Op 15 oktober 2008 besliste de Raad van Bestuur deze drie aanvragen goed te keuren en hieraan subsidiering toe te kennen indien aan een aantal voorwaarden werd voldaan. In de loop van de volgende weken werd aangetoond dat hieraan effectief werd voldaan en op 27 november 2008 keurde de Raad van Bestuur de aanvragen definitief goed.