Beoordelingsprocedure
Beoordeling van elke aanvraag door referees
Over elke aanvraag werd een schriftelijke beoordeling gevraagd aan onderzoekers die niet in België werkzaam zijn en die een internationale erkenning genieten in het betrokken onderzoeksdomein of –domeinen.
Teneinde de pluriformiteit van de achtergrond van deze deskundigen te verzekeren werden drie manieren gebruikt om personen te selecteren:
- een eerste groep werd geselecteerd uit de deskundigen die door de aanvragers zelf werden opgegeven. Bij de keuze van deze personen werd wel onderzocht of ze geen binding hadden met de aanvragers;
- aan het IWT werd gevraagd om voor elke aanvraag een aantal onderzoekers te identificeren die deze konden beoordelen;
- de leden van de Commissie Hercules-Science suggereerden kandidaat beoordelaars en waar nodig werden aan de hand van bibliometrische technieken eveneens een aantal onderzoekers geïdentificeerd die met gezag een oordeel konden geven.
Bij deze laatste twee groepen werd er over gewaakt dat geen onderzoekers werden gecontacteerd die bindingen hadden met de promotoren of waarvan deze aangaven dat ze niet wensten dat ze zouden worden ingeschakeld als beoordelaar.
Voor de 12 aanvragen waren begin december 2009 in totaal 65 beoordelingsrapporten beschikbaar.
Reactie van de aanvragers op de beoordelingsrapporten
Aan de indieners van de verschillende aanvragen werd de mogelijkheid gegeven schriftelijk te reageren op de geanonimiseerde beoordelingsrapporten.
Beoordeling door de Commissie Hercules-Science
Tijdens een vergadering in Brussel op 15 januari 2010 besprak de Commissie Hercules-Science de twaalf aanvragen een eerste maal en beraadslaagde over de wetenschappelijke kwaliteit ervan. De aanvragen werden getoetst aan de criteria die hiervoor zijn vastgelegd in het Herculesbesluit. Naast achtergrondinformatie over het Vlaams wetenschaps- en innovatiebeleid, had de Commissie hiervoor tot haar beschikking de aanvragen, de beoordelingsrapporten en de reacties hierop van de aanvragers. Op basis van dit schriftelijk materiaal besliste de Commissie voor een aantal aanvragen de promotoren uit te nodigen voor een interview.
Op 28 en 29 januari 2010 vergaderde de Commissie een tweede maal in Brussel. Aansluitend op de presentaties door de promotoren, besliste de Commissie Hercules-Science in haar advies aan de Raad van Bestuur zes aanvragen als excellent te beoordelen en rangschikte deze dossiers.
Het totaal bedrag aan aangevraagde subsidies voor deze zes aanvragen samen bedraagt 13.036.303 euro. Bij gebrek aan beschikbare financiering kan de als zesde gerangschikte aanvraag niet in aanmerking komen voor subsidiering en werden de eerste vijf gerangschikte aanvragen verder beoordeeld.
Beoordeling door de Commissie Hercules-Invest
De Commissie Hercules-Invest onderzocht van de vijf eerste door de Commissie Hercules-Science als excellent beoordeelde aanvragen het investerings- en bijhorende exploitatieplan en vroeg over een aantal punten aan de promotoren-woordvoerders bijkomende informatie. Bij haar onderzoek kon de Commissie Hercules-Invest ondermeer gebruik maken van de analyse die de Commissie Hercules-Science uitvoerde en van de aanbevelingen die deze Commissie formuleerde. Tevens won de Commissie Hercules-Invest het advies in van deskundigen ondermeer over de noodzakelijke bouw- en milieuvergunningen. Bij de beoordeling van de aanvragen onderzocht de Commissie Hercules-Invest ook de manier waarop wordt voorgesteld de aanvraagde infrastructuren open te stellen voor gebruikers die geen lid zijn van het consortium.
In haar advies aan de Raad van Bestuur stelde de Commissie Hercules-Invest op 23 februari 2010 voor bij de subsidiëring van de tweede t.e.m. de vijfde gerangschikte aanvraag een aantal bijkomende garanties te vragen met betrekking tot de beschikbaarheid van onderdelen van de infrastructuur. Voor een aantal aangevraagde onderdelen is er immers maar één producent. Over de eerste aanvraag getiteld ‘ICOS-Flanders’ oordeelde deze Commissie dat ze geen advies kon geven aangezien het investeringsplan en het bijhorend exploitatieplan slechts in beperkte mate was uitgewerkt. Alhoewel de hierin aangevraagde nieuwe meettoren voor broeikasgassen en de upgrade van een bestaande toelaat zelfstandig belangrijk onderzoek te verrichten, dient deze aanvraag te worden geplaatst in het kader van een mogelijke Vlaamse deelname aan de bouw van de ICOS-infrastructuur die is opgenomen op de ESFRI-roadmap. Op het ogenblik dat de aanvraag werd ingediend, had het in vorming zijnde Europees ICOS-consortium de specifieke vereisten van de apparatuur die in het netwerk zal gebruikt worden, nog niet vastgelegd. Inmiddels is dit wel gebeurd.
Beslissing van de Raad van Bestuur van de Herculesstichting
Op 25 februari 2010 besliste de Raad van Bestuur de tweede t.e.m. de vijfde gerangschikte aanvraag goed te keuren en hieraan subsidiëring toe te kennen indien aan de voorwaarden opgenomen in het advies van de Commissie Hercules-Invest wordt voldaan.
Voor de eerst gerangschikte aanvraag besliste de Raad van Bestuur deze principieel goed te keuren op voorwaarde dat uiterlijk op 15 april 2010 een herwerkt en gedetailleerd investeringsplan (met inbegrip van een exploitatieplan) voor deze aanvraag wordt ingediend en dit plan vervolgens positief wordt beoordeeld.